Politique de Confidentialite

Le responsable du traitement des donnees personnelles est :

AgentVoc determine les finalites et les moyens des traitements de donnees personnelles effectues dans le cadre de la fourniture de son service de secretariat telephonique par intelligence artificielle.

Dans le cadre de la fourniture du Service, AgentVoc collecte et traite les categories de donnees personnelles suivantes :

2.1. Donnees d'inscription de l'Utilisateur

• Nom et prenom du representant legal
• Adresse email professionnelle
• Numero de telephone
• Adresse postale de l'entreprise
• Denomination sociale
• Type d'activite professionnelle

2.2. Donnees relatives aux appels telephoniques

• Numero de telephone de l'appelant
• Date, heure et duree de l'appel
• Enregistrement audio de la conversation (si active par l'Utilisateur)
• Transcription textuelle de la conversation
• Resume du message genere par l'IA

2.3. Donnees de rendez-vous

• Nom et coordonnees de la personne ayant pris rendez-vous
• Date, heure et motif du rendez-vous
• Eventuelles notes complementaires

2.4. Donnees de paiement

• Les paiements sont traites par Stripe, prestataire certifie PCI DSS.
• AgentVoc ne stocke jamais les numeros de cartes bancaires sur ses serveurs.
• Seules les donnees de facturation sont conservees : montant, date, numero de facture, identifiant Stripe du client.

2.5. Donnees de navigation

• Cookies techniques strictement necessaires au fonctionnement du Service (session, jeton CSRF).
• Adresse IP (journaux de connexion, conserves pour des raisons de securite).

Les donnees personnelles collectees sont traitees pour les finalites suivantes :

• Fourniture du Service : reception et traitement des appels telephoniques, prise de messages, gestion des rendez-vous, transfert d'appels.
• Gestion du compte utilisateur : creation, administration et securisation du compte, authentification.
• Facturation et paiement : gestion des abonnements, etablissement des factures, traitement des paiements.
• Communication : notifications relatives au Service (alertes SMS, emails recapitulatifs), informations sur les evolutions du Service.
• Amelioration du Service : analyse statistique anonymisee de l'utilisation du Service pour ameliorer la qualite de l'IA vocale et l'experience utilisateur.
• Respect des obligations legales : conservation des factures, reponse aux requisitions judiciaires, respect des obligations comptables et fiscales.
• Securite : detection et prevention des fraudes, securisation de l'acces au Service.

Les traitements de donnees personnelles effectues par AgentVoc reposent sur les bases legales suivantes :

Les donnees personnelles sont conservees pendant les durees suivantes :

A l'expiration des durees de conservation, les donnees sont supprimees ou anonymisees de maniere irreversible.

Pour fournir le Service, AgentVoc fait appel aux sous-traitants suivants, dans le respect de l'article 28 du RGPD :

Transferts hors UE : lorsque des donnees sont transferees vers des sous-traitants situes en dehors de l'Union europeenne (Etats-Unis), ces transferts sont encadres par des Clauses Contractuelles Types (CCT) adoptees par la Commission europeenne, conformement a l'article 46.2.c du RGPD. Les donnees transmises a Deepgram et Cartesia sont limitees aux flux audio/texte necessaires au traitement en temps reel des appels et ne sont pas conservees par ces prestataires au-dela du traitement.

Conformement au Reglement General sur la Protection des Donnees (RGPD) et a la loi Informatique et Libertes, toute personne dont les donnees sont traitees par AgentVoc dispose des droits suivants :

• Droit d'acces (article 15 du RGPD) : obtenir la confirmation que ses donnees sont traitees et en recevoir une copie.
• Droit de rectification (article 16 du RGPD) : demander la correction de donnees inexactes ou incompletes.
• Droit a l'effacement (article 17 du RGPD) : demander la suppression de ses donnees, sous reserve des obligations legales de conservation.
• Droit a la portabilite (article 20 du RGPD) : recevoir ses donnees dans un format structure, couramment utilise et lisible par machine, ou demander leur transfert a un autre responsable de traitement.
• Droit d'opposition (article 21 du RGPD) : s'opposer au traitement de ses donnees pour des motifs legitimes, ou s'opposer au traitement a des fins de prospection commerciale.
• Droit a la limitation du traitement (article 18 du RGPD) : obtenir la limitation du traitement dans les cas prevus par le RGPD (contestation de l'exactitude, traitement illicite, etc.).
• Droit de retirer son consentement : lorsque le traitement est fonde sur le consentement, celui-ci peut etre retire a tout moment, sans affecter la licite du traitement effectue avant le retrait.
• Directives post-mortem : definir des directives relatives au sort de ses donnees apres son deces.

Comment exercer vos droits

Toute demande relative a l'exercice de ces droits peut etre adressee par email a :

Delai de reponse : AgentVoc s'engage a repondre a toute demande dans un delai maximum d'un (1) mois a compter de la reception de la demande. Ce delai peut etre prolonge de deux (2) mois supplementaires en cas de complexite ou de nombre eleve de demandes, apres en avoir informe la personne concernee.

Le Service utilise uniquement des cookies techniques strictement necessaires au bon fonctionnement de la Plateforme :

AgentVoc n'utilise aucun cookie de tracking, de publicite ou d'analyse comportementale. Les cookies techniques etant strictement necessaires au fonctionnement du Service, ils ne requierent pas le consentement prealable de l'utilisateur conformement a l'article 82 de la loi Informatique et Libertes.

AgentVoc met en oeuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriees pour garantir la securite et la confidentialite des donnees personnelles, conformement a l'article 32 du RGPD :

• Chiffrement des donnees au repos : les transcriptions et donnees sensibles sont chiffrees avec l'algorithme AES-256.
• Chiffrement en transit : toutes les communications entre l'utilisateur et la Plateforme sont chiffrees via HTTPS/TLS 1.3.
• Controle d'acces : l'acces aux donnees est strictement limite au personnel habilite, avec authentification a facteurs multiples.
• Hebergement securise : l'infrastructure est hebergee chez OVH, en France, dans des datacenters certifies ISO 27001.
• Sauvegardes : des sauvegardes regulieres et chiffrees sont effectuees quotidiennement.
• Journalisation : les acces aux donnees sont traces et audites regulierement.
• Tests de securite : des audits de securite et tests d'intrusion sont realises periodiquement.

Conformement aux articles 33 et 34 du RGPD, en cas de violation de donnees personnelles susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertes des personnes concernees :

• AgentVoc notifiera la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertes (CNIL) dans un delai maximum de 72 heures apres en avoir eu connaissance.
• Si la violation est susceptible d'engendrer un risque eleve pour les droits et libertes des personnes concernees, AgentVoc les en informera dans les meilleurs delais.
• La notification comprendra la nature de la violation, les categories de donnees concernees, les consequences probables et les mesures prises ou envisagees pour y remedier.

Pour toute question relative a la protection de vos donnees personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter le Delegue a la Protection des Donnees d'AgentVoc :

Si vous estimez que le traitement de vos donnees personnelles constitue une violation de la reglementation applicable, vous avez le droit d'introduire une reclamation aupres de l'autorite de controle competente :

Nous vous invitons toutefois a nous contacter prealablement a l'adresse laurent@mediatechnix.net afin que nous puissions tenter de resoudre votre probleme ensemble.

AgentVoc se reserve le droit de modifier la presente Politique de Confidentialite a tout moment. Toute modification substantielle sera notifiee aux Utilisateurs par email au moins trente (30) jours avant son entree en vigueur.

La date de derniere mise a jour est indiquee en haut de la presente page. Nous vous recommandons de consulter regulierement cette page pour prendre connaissance des eventuelles modifications.

La poursuite de l'utilisation du Service apres l'entree en vigueur de la Politique de Confidentialite modifiee vaut acceptation des modifications.